Überstunden richtig dokumentieren & Erstattung sichern

In Deutschland haben im Jahr 2020 Arbeitnehmer:innen über 947 Millionen unbezahlte Überstunden für ihre Arbeitgeber geleistet. Das ergab eine Untersuchung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) der Bundesagentur für Arbeit. Das sind alarmierende Zahlen. Denn durch ein richtiges und effektives Überstunden dokumentieren, können Arbeitnehmer:innen im Betrieb sowie Home-Office die Erstattung sichern bzw. Lohn einfordern. Wie das geht, lesen Sie hier.

Überstunden müssen richtig dokumentiert werden

Die gesetzlichen Regelungen sind klar: Wer nicht einwandfrei seine Überstunden dokumentieren und beweisen kann, kann diese auch nicht gegenüber seinem Arbeitgeber oder Auftraggeber geltend machen.

So muss klar sein,

1. wie viele Stunden mehr gearbeitet wurden und
2. ob diese Arbeiten überhaupt gerechtfertigt und
3. vom Chef überhaupt beauftragt wurden.

Überstunden zu dokumentieren sollte darum richtig gemacht werden. Gibt es ein Zeiterfassungssystem im Betrieb werden die Überstunden automatisch gezählt. Damit sind die Zeiten zwar dokumentiert, die Frage der Anordnung und Freigabe durch die Geschäftsleitung allerdings nicht.

Wichtig: Dokumentieren Sie den Grund der Überstunden, wer die Überstunden beauftragt bzw. zuvor genehmigt hat und lassen Sie sich die Überstunden unbedingt regelmäßig unterschreiben.

Handschriftlich vor elektronisch

Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten die Stundenzettel entweder ausgedruckt oder handschriftlich erstellt dem Arbeitgeber vorgelegt werden. Dieser kann dann die Dokumente abzeichnen. So ergibt sich auf diesem Weg das genaue Datum und der exakte Zeitraum der geleisteten Mehrarbeit.

Zudem sagt das unterzeichnete Dokument auch aus, wer diese Überstanden angeordnet hat. Das wäre laut Arbeitsrechtler auch per E-Mail-Verkehr möglich. Allerdings würde bei einer denkbaren gerichtlichen Auseinandersetzung ein handschriftlich unterzeichneter Stundenzettel eine höhere Beweiskraft zukommen.

Gleiche Regelungen im Home-Office

Auch im Home-Office werden Überstunden geleistet. Eine Dokumentation fällt im Vergleich zur Anwesenheit im Betrieb allerdings schwerer. Doch auch hier raten Arbeitsrechtler zur schriftlichen Dokumentation. Diese Stundenzettel sollten ebenfalls vom Arbeitgeber abgezeichnet und bestätigt werden. Nur so lassen sich Überstunden richtig dokumentieren.

Natürlich besteht auch die Möglichkeit auf elektronischen Weg die Überstunden zu zählen und diese per E-Mail mit dem Chef abzugleichen. Aber auch hier besteht bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung eine andere Beweislage als bei per Hand unterschriebenen Stundenzetteln.

Überstunden dokumentieren und unschöne Auseinandersetzungen vermeiden

Am besten ist es, wenn man sich im Vorfeld mit dem Arbeitgeber abspricht und diesen auch über mögliche Überstunden informiert. Dann lassen sich die geeigneten Dokumentations- und Beweismöglichkeiten in die Wege leiten.

Mit einer korrekten Dokumentation der Überstunden können Sie im Nachgang arbeitsrechtliche unschöne Auseinandersetzungen vor Gericht vermeiden.

Denn: Bei einem Fall in Rostock verklagte eine Buchhalterin ihren Arbeitgeber auf Bezahlung von Überstunden in Höhe von 3.353,- Euro. Da die Frau allerdings ihre Überstunden nicht beim Arbeitgeber angemeldet hatte, verlor sie den Prozess und ging am Ende leer aus.